Om alles uit je source-to-contract (S2C)-platform te halen, is er een goed geplande en gestructureerde benadering nodig op het gebied van veranderingsmanagement. Zo garandeer je hoge gebruikersacceptatie, een snelle time-to-market en een uitstekende ROI.
Veel softwareoplossingen op de markt voor inkoopteams beloven onwaarschijnlijk veel. Je raakt makkelijk onder de indruk van alle opsmuk en franje, vooral wanneer je organisatie van verouderde handmatige software wil overstappen naar een oplossing in de cloud.Technologie alleen is geen feilloze oplossing. De sleutel tot succes is een echt samenwerkingsverband met de leverancier van je oplossing.De allerbelangrijkste kracht van een S2C-provider moet zijn vermogen zijn om tastbare bedrijfsresultaten te maximaliseren, die de ROI optimaliseren.
De veelvoorkomende benadering tot S2C-succes:Scheefgetrokken samenwerkingsverbanden
Het kost veel tijd om de behoeften voor S2C te definiëren, de juiste provider te kiezen, de tool te implementeren en personeel te trainen.Maar men vergeet daarbij vaak een plan voor wat hierna gebeurt (veranderingsmanagement en acceptatie stimuleren).Leveranciers stoppen veel tijd in marketing en klantenwerving maar hebben de neiging om klanten reactief in plaats van proactief te ondersteunen bij hun inspanningen om te slagen na implementatie.Daarbij bieden ze weinig gestructureerde ondersteuning en begeleiding om het succes van het S2C-programma te garanderen. Dat leidt tot een scheve samenwerking.
Een betere manier: Een echte samenwerking met de leverancier
Werk voor de implementatie is essentieel.Maar het echte werk moet beginnen na de implementatie. Je moet zorgen dat je team beschikt over de juiste middelen, motivatie, kennis en een plan om de technologie optimaal te gebruiken, zodat de doelstellingen worden behaald en alles snel functioneert.
Een gedetailleerd plan en roadmap voor na de implementatie is een kritieke factor voor succes op de lange termijn, zodat je de ROI uit je S2C-oplossing maximaliseert.Om snel de ROI te realiseren, is het nodig om het veranderingsmanagementproces en stimulatie van acceptatie onder gebruikers en stakeholders te plannen en voor te bereiden.Hier moet de provider proactief en nadrukkelijk de weg wijzen naar succes.Zij hebben tenslotte al honderden of zelfs duizenden van zulke projecten gedaan.Je teamleden zijn de inkoopexperts en de leverancier van je oplossing moet de expert zijn op het gebied van succesvol S2C-gebruik.
De weg naar een succesvol S2C-programma ligt vol uitdagingen en hindernissen.Een van de belangrijkste obstakels voor acceptatie is weerstand onder teamleden die tegen verandering zijn, zich op hun gemak voelen met handmatige processen en verouderde systemen, of managers met de instelling dat je niet hoeft te repareren wat niet kapot is.
De leverancier draagt samen met inkoopleiders de verantwoordelijkheid om de teams en stakeholders te helpen de voordelen van technologie en digitalisering te zien. Ze moeten ook mogelijke zorgen dat automatisering en technologie hun banen gaan vervangen, oplossen.Dit helpt obstakels en weerstand wegnemen.
Obstakels voor acceptatie oplossen met projectgerichte training
Je team moet voelen dat ze meer zelfvertrouwen en autonomie krijgen door de nieuwe S2C-oplossing, ongeacht hun technologische vaardigheden.Gebruikers moeten op basis van hun technologische vaardigheden in groepen worden opgedeeld en toegespitste training krijgen.Deze gefaseerde benadering tot S2C-acceptatie met een projectgericht trainingsprogramma zorgt dat je hele team snel en probleemloos wordt voorbereid.
Deze benadering traint gebruikers voor echte toekomstige inkoopevenementen, projecten voor leveranciersmanagement en contractcreatie/-uitvoerprojecten.Deze benadering, waarbij je al doende leert, betekent dat er wordt gewerkt en teamleden niet dagenlang theoretische en fictieve training hoeven te ondergaan.Ze onthouden ook makkelijker wat ze hebben geleerd op de momenten dat het echt nodig is.
Een sterk georganiseerde, proactieve benadering tot het definiëren van KPI’s en doelstellingen, het opstellen van projectplannen om acceptatie onder alle stakeholders te stimuleren en een roadmap om de KPI’s/doelstellingen te behalen, zorgen dat de ultieme ROI wordt gerealiseerd.
Zo moet een echte samenwerking met de S2C-leverancier met projectgerichte training eruit zien:
- De klant stelt een S2C-stimulatieteam samen met medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie, van de ondertekenaar van het contract tot een aantal super users en belangrijke stakeholders.Het klantteam werkt samen met het toegewijde partnerteam van de leverancier om de gewenste resultaten te behalen.Het is heel belangrijk dat de senior stakeholders verantwoordelijk zijn voor een van de meest kritieke aspecten van het hele project: de top-down richtlijn.
- De klant en leverancier definiëren de doelstellingen en uitdagingen voor de klant in fase 1, 2 en 3 binnen het kader van de S2C-oplossing.
- De klant en leverancier definiëren KPI’s en targets die de voornaamste doelstellingen weerspiegelen op basis van bredere inkoopdoelen. Bijvoorbeeld simulaties van een verstoring van de toeleveringsketen of crisis waarbij de verstoring moet worden geïdentificeerd en doorgrond en aangepakt zodat je organisatie de belangrijkste bedrijfsfuncties kan voortzetten. Er moeten ook snel alternatieve leveranciers worden gevonden om de gaten in de toeleveringsketen te dichten, je P&L te beschermen tegen snelle prijsstijgingen en de tijd tussen het aanmaken en ondertekenen van contracten te verkorten.
- De leverancier creëert een succesprojectplan voor 12 maanden met alle aanbevolen trainingen en methodes die worden geïmplementeerd. Daarbij worden ook mijlpalen per maand/kwartaal opgesteld met geïntegreerde feedback van de klant.
- Dit succesprojectplan wordt uitgerold door het S2C-implementatieteam van de klant en het partnerteam van de leverancier.
- De leverancier ondersteunt en stimuleert het S2C-programma op proactieve wijze, zodat de KPI’s/targets per maand/kwartaal worden behaald.
- Performance update-rapporten op maand- of kwartaalbasis (inclusief aanbevelingen van de leverancier) worden met het stimulatieteam gedeeld om de prestaties t.o.v. KPI’s en targets te verbeteren als men achterloopt.
- Twee keer per jaar moet een complete health check van het systeem worden gedaan, waarbij zeer gedetailleerde statistieken uit alle delen van het systeem en aanbevelingen van de partner om het gebruik/de prestaties te verbeteren, worden verschaft.
- Jaarlijkse persoonlijke bijeenkomst met alle belangrijke stakeholders om het jaar te bespreken en plannen te maken voor het komende jaar.
- Herhaal de cyclus van stap 2 tot 9.
Wat daarna komt
Het digitaliseren van je S2C-proces hoeft niet uit te draaien op een volledige revisie. Het kan in stappen worden aangepakt om interne steun te stimuleren en de tijd tot implementatie en vooral de ROI te versnellen.Door een technologieleverancier te vinden die je bedrijf begrijpt en je wil helpen je doelstellingen te behalen, realiseer je niet alleen een aanzienlijke winst uit je investering.Het levert ook duurzame waarde op de lange termijn op voor de organisatie.
Hoe kan Unit4 Contract Lifecycle Management door Scanmarket jouw organisatie helpen?
Zoek je naar een leverancier waarmee je kunt samenwerken om je strategische inkoopprogramma te laten groeien?Boek nu een gratis demo of klik hier om onze software suite te bekijken en te ontdekken hoe we onze klanten helpen hun doelstellingen te realiseren met een ROI die waarde voor de lange termijn genereert.
